Главная
›
Новости
Узнать больше
Опубликовано: 08.05.2023
Командировки обычно планируются и утверждаются до начала поездки. На данном этапе мы вводим «Порядок командировки», который включает:
город и страна отправления, назначения и назначения,
дата и время начала/окончания поездки,
дата и время пересечения границы (для иностранных делегаций),
транспортное средство,
пункт назначения, подробнее ознакомиться Узнать больше.
необязательно: предварительный запрос,
необязательно: предварительный план затрат (статьи расходов и планируемые суммы),
опционально: другие комментарии и вложения (например, если это поездка, связанная с выставкой или обучением, BeeOffice позволяет прикрепить к заявке программу мероприятия и т. д. ).< /li>
Пример экрана расчета командировки на этапе планирования поездки:
На этом этапе система может автоматически рассчитать сумму надбавок для сотрудника, потому что они являются результатом продолжительности, страны и, при необходимости, питания, предоставленного во время поездки (мы также можем ввести их на этапе планирования поездки). Информация о диетах представлена на форме с дополнительным объяснением того, как производился расчет.
Принятие отправления
Запланированная командировка отправляется на утверждение. Руководитель будет уведомлен по электронной почте о том, что заявка находится на рассмотрении. Одобрение можно произвести в мобильном приложении или в «десктопной» версии, в меню «Инфобокс»:
Пополнение расходов во время или после поездки
BeeOffice позволяет оплачивать командировочные расходы двумя способами:
на постоянной основе, во время поездки - добавляем больше счетов и прикрепляем их фото прямо с телефона,
после окончания поездки - добавить все расходы и прикрепить сканы или оригиналы (в бумажном варианте, для распечатки делегирования из BeeOffice).
Во время поездки мы можем в любой момент запустить мобильное приложение BeeOffice, зайти в меню «Делегации» и выбрать опцию «Добавить расход». Система отобразит текущую поездку и позволит добавить в нее информацию о расходах, такую как:
вид расходов (такси, парковка, гостиница, другое…)
сумма и валюта
необязательно: дополнительное описание
необязательно: фото квитанции
После поездки - принятие затрат
После окончания командировки и завершения всех расходов сотрудник повторно отправляет заявление на расчет командировки своему руководителю на согласование. Соответствующий менеджер уведомляется о поездке, аналогично "Принять отъезд".
Сотрудник и руководитель могут в любой момент проверить статус делегирования и определить этап принятия.
Напоминания для опоздавших
В большинстве организаций действует правило оплаты командировочных расходов в течение 14 дней после окончания командировки. BeeOffice поддерживает соблюдение политик компании, отправляя уведомления сотрудникам, которые опаздывают с расчетом.
В меню: Администрирование ->
Конфигурация ->
Даты системный администратор может установить количество дней, по истечении которых система будет отправлять напоминания людям, которые еще не оформили командировку. р>
Прием и урегулирование делегирования
Так же, как и в случае с приемом командировки, согласование расходов на совершенную командировку руководителем можно осуществить в мобильном приложении или в «десктопной» версии, в меню «Инфобокс».
BeeOffice позволяет настраивать различные пути принятия командировок. Например, командировки за границу или поездки со стоимостью, превышающей определенную сумму, могут быть направлены на дополнительный уровень авторизации (например, финансового директора).
Последний этап документооборота – передача заявки в бухгалтерию. Система может автоматически подготовить "рецепт назначения" документа - перевести введенную информацию о расходах в номера счетов и суммы, которые будут вводиться вручную или через интерфейс к финансово-бухгалтерской системе.
После окончания командировки и завершения всех расходов сотрудник повторно отправляет заявление на расчет командировки своему руководителю на согласование. Соответствующий менеджер уведомляется о поездке, аналогично "Принять отъезд".
Урегулирование командировок не входит в число любимых занятий сотрудников… Альтернативой документообороту на основе бумажных бланков, файлов excel и электронной почты являются системы самообслуживания сотрудников, такие как Concur,Workday или BeeOffice, которые эти действия упрощают и автоматизируют. По сравнению с «традиционным» процессом, пользователи BeeOffice будут тратить меньше времени на оформление поездки и не будут задавать рутинные бухгалтерские вопросы по очевидным вопросам (как была рассчитана моя компенсация проезда, какой обменный курс использовался, на каком этапе утверждения моя заявка в настоящее время). Система позволит мгновенно проверить его в любое время и из любого места.
Опубликовано: 08.05.2023 | Исправлено: 08.05.2023
Весь материал
