Планируя проведение таких мероприятий, как семинары, конференции, презентации или переговоры, вы обязательно столкнетесь с таким нюансом, как аренда конференц-зала. Сейчас практический каждый ресторан или отель предлагает свои услуги по предоставлению залов для проведения различных бизнес-тренингов или обучающих семинаров, других целей. Вам остается только выбрать подходящее помещение для вашего мероприятия. Как не ошибиться в решении?

Прежде всего, вам стоит исходить из того, какова цель мероприятия, какое количество участников вы предполагаете пригласить

Аренда конференц-зала требует учета еще ряда некоторых нюансов. Таких, как расположение зала, его оборудование, наличие гостиницы или отеля для приезжих участников семинара, наличие хорошего конференц-сервиса и так далее.

Если вы подыскиваете зал для проведения тренинга, вам желательно узнать у тренера краткий план мероприятия и то, какие пожелания к оборудованию зала у него есть. Возможно, вам понадобится проектор, микрофоны, блокноты и ручки для участников, маркеры, листы ватмана большого формата и тому подобное. Разумеется, удобные стулья или кресла, питьевая вода для каждого участника и кондиционер – обязательные требования для любого семинара, тренинга или конференции.

Еще один немаловажный фактор принятия такого решения, как аренда конференц-зала – это расположение зала. Особенно важен этот фактор для иногородних участников. Есть два варианта решения этого вопроса: выбрать зал на территории гостиницы или отеля, или же, если первый вариант невозможен, выбрать зал вблизи гостиницы, сняв в ней номера для ваших иногородних гостей.

Большое значение в вопросе аренды зала имеет конференц-сервис, включающий в себя услуги официантов, кофе-брейки, обед, ужин, расселение по гостиничным номерам. Именно поэтому удобно пользоваться услугами ресторанов или отелей, имеющих рестораны или кафе, поскольку наличие обслуживающего персонала в заведении, зал которого вы арендуете, избавит вас от проблемы поиска дополнительного персонала и решения проблем, связанных с обеспечением комфорта участников.

Как видите, аренда конференц-залов – дело тонкое, оно требует учета многих пожеланий и тонкостей, и подыскать подходящий зал бывает непросто. Усложняется поиск помещения еще и тем, что многие из них находятся в долгосрочной аренде. Поэтому, учитывая все вышеизложенные факторы, начинайте поиск оптимального зала заранее.